10 правил безопасного участия в тендере для новичков и не только

Новичкам порой сложно разобраться в огромном количестве нормативно-правовых актов, регламентирующих закупочную деятельность государственных и муниципальных заказчиков. Чтобы упростить понимание правил участия в закупках, мы создали пошаговую инструкцию в виде правил безопасного участия в тендере.

Правило 1. Будь всегда готов

Проверьте, готовы ли вы к участию в тендерах. Обратите внимание на срок действия электронной подписи, наличие действующей лицензии на плагин КриптоПро, наличие специального счета для внесения обеспечения заявок, наличие регистрации в едином реестре участников закупки в ЕИС. Чтобы не терять время, параллельно рекомендуем сформировать критерии отбора тендеров и настроить поиск с возможностью рассылки на электронную почту.

Правило 2. Заранее изучайте документацию

Как только вы определились с подходящим тендером, внимательно изучите техническое задание и проект контракта (включая все приложения и разъяснения заказчика).

Итак, на что стоит обратить пристальное внимание:

1. Все ли условия учтены для исполнения обязательств по проекту контракта в установленные заказчиком сроки. Реален ли установленный срок для качественного исполнения обязательств в рамках контракта.

2. Нет ли дополнительных работ, услуг, которые могут увеличить стоимость контракта при исполнении, и не предусмотрены в рамках технического задания.

Пример

Заказчик закупает работы на изготовление и монтаж вывески, в рамках технического задания указаны цвет, размер, срок изготовления 3 рабочих дня, а также, что изготовление осуществляется по макету, согласованному с заказчиком заблаговременно. Но при этом, ни в проекте контракта, ни в техническом задании не прописана передача макета со стороны заказчика. В итоге оказывается, что у заказчика данный макет отсутствует и исполнителю необходимо его разработать и согласовать в рамках данного контракта. Что существенно увеличивает срок исполнения обязательств и сумму контракта.

3. Если присутствуют ссылки на нормативно-техническую документацию, рекомендуем проверить на актуальность.

Пример

Заказчик закупает в рамках выполняемых работ по текущему ремонту умывальники керамические. Устанавливает в техническом задании требование на соответствие ГОСТ 30493–96 «Изделия санитарные керамические». И при приемке комиссия заказчика не принимает работы по причине того, что передаваемые товары не соответствуют нормативно-технической документации, а именно: ГОСТ 30493–96 не действует, и принята новая редакция в 2017 году (ГОСТ 30493–2017 «Изделия санитарные керамические»).

4. Большой объем технического задания и приложений к нему и короткий срок на прием заявок. А также наличие противоречивых требований при описании объекта закупки.

5. Ошибки при скачивании или открытии скачанного файла. Со стороны заказчика могут быть установлены в файлах ограничения по копированию, скачиванию, редактированию.

6. Если требуется предоставить помимо согласия на выполнение работ, оказание услуг, поставку товара, сведения о конкретных характеристиках товаров, то внимательно изучите инструкцию по заполнению заявки на наличие противоречивых знаков, неоднозначных трактовок, неопределенных требований. При наличии вышесказанного направляйте запрос на разъяснение в установленные законом и закупочной документацией сроки.

Правило 3. Закладывайте в затраты на участие обеспечение заявки

Следующий шаг, который необходимо осуществить, это обеспечить подачу заявки, если данное требование установлено закупочной документацией. Данное требование может быть обеспечено как внесением денежных средств, так и путем предоставления банковской гарантии. При участии в закупках в рамках Закона № 44-ФЗ и закупках среди СМСП по Закону № 223-ФЗ обеспечение заявки в виде денежных средств необходимо вносить на специальный счет, открытый в банке, из установленного распоряжением Правительства перечня. Если обеспечение заявки планируется предоставить в качестве банковской гарантии, то необходимо направить в банк все сведения и документы на получение заблаговременно. После получения скана банковской гарантии, рекомендуем осуществить проверку на наличие записи в соответствующем реестре.

Правило 4. Контролируйте сроки

Важным аспектом является контроль срока окончания приема заявок и времени, учитывая корректировку по часовому поясу. В ЕИС размещается время окончания приема заявок и начала аукциона с адаптацией к часовому поясу заказчика, а на ЭТП указывается московское время. После того как вас признали победителем закупки, отслеживайте срок на осуществление юридически значимого действия на подкрепление обеспечительной меры в интерфейсе личного кабинета на ЭТП и подписание проекта контракта. Все сроки по юридически значимым действиям рекомендуем вносить в календарь событий либо отражать в CRM-системе с уведомлением пользователя.

Правило 5. Следите за изменениями в тендере, в котором участвуете

Систематически отсматривайте размещенные документы в рамках закупочной процедуры. Отслеживайте размещение всех изменений закупочной документации (включая сроки, особое внимание обратите на корректировку условий технического задания, проекта контракта, перечня документов, требуемых для участия, а также на незначительные корректировки инструкции по заполнению заявки). Если заказчик вносит изменения в закупочную документацию, рекомендуем внимательно изучить новую редакцию, обращая внимание на все мелкие поправки.

Правило 6. Изучайте историю закупок конкретного заказчика

Подготовьтесь к участию в торговой сессии. Изучите аналогичные закупки предыдущего периода: процент снижения от НМЦК, какая организация стала победителем закупки, посмотрите количество заключенных контрактов этой организации с заказчиком. Внимательно просчитайте себестоимость исполнения обязательств по контракту и определите границу снижения для участия в торговой сессии.

Правило 7. Грамотная игра на понижение — залог успеха

При участии в торговой сессии выберите оптимальную стратегию исходя из текущей обстановки и количества участников. В начале торговой сессии наиболее выгодно занять выжидательную позицию и шагать по минимальному проценту — по 0,5.

Правило 8. Не празднуйте победу раньше времени

Если ваше ценовое предложение признано лучшим, дождитесь размещения итогового протокола в открытой части ЕИС и на ЭТП, убедитесь, что ваша организация признана победителем.

Правило 9. Все детали нужны, все детали важны

Позаботьтесь о получении банковской гарантии для обеспечения исполнения контракта (если установлено данное требование в закупочной документации, и вы будете применять в качестве данной обеспечительной меры безотзывную гарантию). Учитывайте применение антидемпинговых мер при снижении цены на 25 процентов и более. И при подписании контракта не забудьте проверить корректность заполнения проекта контракта условиями из вашей заявки, например, цена контракта, НДС, спецификация, банковские реквизиты организации и т. д. Если обнаружили ошибки, опечатки, направляйте протокол разногласий к проекту контракта.

Правило 10. Смотрите в будущее в одном направлении с заказчиком

Как только подписали контракт, рекомендуем уточнить у заказчика, какой результат исполнения обязательств по контракту ожидается. Зачастую есть несовпадения. Пристальное внимание стоит обратить на условие об обеспечении гарантийных обязательств и позаботиться об оформлении банковской гарантии или о перечислении денежных средств до момента осуществления приемки.

Этапы аукциона:

• Заказчик размещает в ЕИС извещение о проведении аукциона за 7 дней до окончания срока подачи заявок. Извещение размещается за 15 дней до окончания срока подачи заявок, если закупка крупная — свыше 300 миллионов для всех видов работ и услуг или свыше 2 миллиардов для капитального ремонта или строительства объекта капитального строительства.
• Участники составляют свои заявки и подают их на электронной площадке.
• Если начальная цена контракта больше 300 миллионов рублей, или закупка проводится на реконструкцию, строительство или капитальный ремонт объектов капитального строительства и цена контракта более 2 миллиардов — заказчик обязан рассмотреть заявки в течение 3 рабочих дней с момента окончания подачи заявок. Во всех остальных случаях заказчик рассматривает первые части за 1 рабочий день.
• После рассмотрения заявок заказчик выносит решение о допуске или об отказе в допуске до участия в аукционе. Если в документации закупки есть проектная документация, то каждый участник автоматически считается допущенным до участия в аукционе.
• На следующий рабочий день после окончания срока рассмотрения первых частей заявок проводится аукцион. При наличии проектной документации аукцион проходит через 4 часа после окончания подачи заявок. Подача ценовых предложений происходит онлайн. Участник может подать ценовое предложение с учетом шага цены: не менее 0,5% и не более 5% от НМЦК. На подачу ценового предложения участникам дается 10 минут. После каждого ценового предложения эти 10 минут обнуляются, отсчет начинается заново. В случае, если по истечению этих 10 минут никто не подал ценового предложения, лучшей предложенной ценой признается наименьшая цена, поданная перед этим.
• После завершения подачи ценовых предложений заказчику направляются вторые части заявок участников.
• В течение 3 рабочих дней с даты проведения аукциона заказчик рассматривает вторые части заявок и выносит решение о признании кого-либо из участников победителем.
• Заключение контракта.

Хотите принять участие в аукционе и вам нужна помощь с подготовкой заявки? Оставьте заявку!