Как проверить контракт перед закупкой

Участие в тендере начинается не с расчета цены и подачи заявки. Сначала нужно понять, сможете ли вы выполнить будущие обязательства без убытков, штрафов и серьезных споров с заказчиком. Поэтому вопрос «как проанализировать контракт или договор: инструкция для поставщиков» — это прежде всего вопрос оценки рисков еще до участия в закупке.

В закупках по 44-ФЗ поставщик заключает контракт на условиях, определенных законодательством и документами закупки. В закупках по 223-ФЗ большое значение имеют также положение о закупке конкретного заказчика и условия договора. Поэтому читать только техническое задание недостаточно — проверять нужно весь комплект документов.

Разберем пошагово, как проанализировать проект контракта или договора перед подачей заявки и что обязательно проверить перед подписанием.

Зачем поставщику анализировать контракт заранее

Одна из самых распространенных ошибок — сначала найти интересную закупку, рассчитать цену и только потом открыть проект контракта. Иногда именно в нем обнаруживаются условия, которые полностью меняют экономику сделки.

Например, поставщик рассчитывает стоимость товара, а при изучении документов выясняется, что в цену необходимо включить:

• доставку до нескольких адресов;
• разгрузку и подъем;
• монтаж или настройку;
• обучение сотрудников заказчика;
• оформление дополнительных документов;
• гарантийное обслуживание.

Формально компания выиграла выгодную закупку. Фактически она взяла на себя дополнительные обязательства, которые не учла при формировании цены.

Анализ проекта контракта нужен, чтобы до подачи заявки ответить на три главных вопроса:

• Можем ли мы исполнить контракт в полном объеме?
• Сколько на самом деле будет стоить его исполнение?
• Что произойдет, если мы нарушим отдельное обязательство?

Если хотя бы на один из этих вопросов нет понятного ответа, участвовать в закупке рискованно.

Как проанализировать контракт или договор: инструкция для поставщиков

Проверять документы удобнее не в порядке их размещения в извещении, а по единому алгоритму. Такой подход снижает риск пропустить важное условие, которое находится в приложении, смете или графике.

Работу можно разделить на семь шагов:

• Соберите все документы закупки.
• Определите полный объем обязательств.
• Проверьте сроки исполнения.
• Рассчитайте реальную экономику контракта.
• Изучите приемку и порядок оплаты.
• Оцените ответственность и последствия нарушений.
• Сопоставьте документы между собой.

Этот алгоритм позволяет увидеть не отдельные пункты договора, а всю картину исполнения будущего контракта.

Соберите все документы закупки

Проект контракта редко содержит абсолютно все условия исполнения. Обычно он ссылается на техническое задание, спецификацию, смету, график и другие приложения.

Перед анализом соберите полный комплект документов:

• извещение о закупке;
• проект контракта или договора;
• техническое задание;
• спецификацию;
• смету или расчет стоимости, если они предусмотрены;
• графики поставки, выполнения работ или оказания услуг;
• требования к документам для приемки;
• все приложения, на которые есть ссылки в контракте.

После этого проверьте, нет ли между документами противоречий.

Например, в спецификации может быть указан один объем товара, а в техническом задании — другой. Или срок поставки в контракте может отличаться от срока, указанного в графике.

Если обнаружить такую проблему до подачи заявки, можно своевременно запросить разъяснение. После заключения контракта противоречие уже может превратиться в спор.

Выпишите все обязательства поставщика

Не ограничивайтесь разделом «Обязанности поставщика». Обязательства могут находиться практически в любой части документации.

Фраза «поставить оборудование» может означать значительно больше, чем просто привезти товар. В техническом задании могут быть предусмотрены монтаж, пусконаладка, упаковка, маркировка, обучение персонала и предоставление дополнительных документов.

При анализе полезно отдельно выписать для себя каждое обязательство и указать:

• где именно оно установлено;
• когда его необходимо исполнить;
• какие ресурсы потребуются;
• кто будет отвечать за исполнение.

Такой подход быстро показывает, какие обязательства компания действительно принимает на себя вместе с контрактом.

Проверьте предмет закупки и техническое задание

Сначала нужно понять, что именно обязан предоставить поставщик. Формулировка предмета контракта обычно слишком общая для полноценного анализа.

Проверяйте:

• характеристики и комплектацию товара;
• количество и объем;
• требования к качеству;
• место исполнения;
• требования к упаковке и маркировке;
• необходимость монтажа или настройки;
• сопутствующие услуги;
• требования к подтверждающим документам.

Особенно внимательно нужно анализировать закупки сложного оборудования, строительных работ и услуг с несколькими этапами исполнения.

Если хотя бы часть требований невозможно выполнить собственными силами, необходимо заранее определить, потребуется ли привлекать подрядчика и сколько это будет стоить.

Проверьте все сроки исполнения

Дата окончания действия контракта — далеко не единственный срок, который имеет значение для поставщика.

В одном контракте может быть сразу несколько контрольных дат:

• срок поставки товара;
• срок выполнения отдельного этапа;
• срок предоставления документов;
• срок устранения недостатков;
• срок ответа на требование заказчика;
• срок гарантийного обслуживания;
• срок действия обеспечения.

Просрочка даже промежуточного обязательства может привести к претензиям и начислению неустойки.

Поэтому все сроки лучше выписать отдельно и распределить между ответственными сотрудниками.

Особое внимание уделите формулировкам вроде «в течение трех дней с момента получения требования». Такие условия требуют постоянного контроля переписки и документов, а не только соблюдения общей даты поставки.

Рассчитайте реальную экономику контракта

Цена победы в закупке и прибыль от исполнения контракта — не одно и то же.

Перед подачей заявки нужно посчитать все расходы, которые возникнут у компании до получения оплаты от заказчика:

• закупочную стоимость товара или материалов;
• доставку и разгрузку;
• оплату труда сотрудников;
• расходы на подрядчиков;
• монтаж и пусконаладку;
• оформление обязательных документов;
• расходы на обеспечение исполнения контракта;
• банковские расходы;
• гарантийное обслуживание;
• возможные расходы на устранение недостатков.

После этого необходимо оценить, хватит ли у компании оборотных средств для исполнения обязательств.

Например, контракт может не предусматривать аванс. В таком случае поставщику придется сначала закупить товар, оплатить логистику, исполнить обязательства, пройти приемку и только после этого получить деньги.

Даже прибыльный на бумаге контракт способен создать серьезный кассовый разрыв.

Проверьте аванс и порядок оплаты

Аванс снижает финансовую нагрузку на поставщика, но его наличие не всегда означает, что деньги поступят сразу после заключения контракта.

Проверьте:

• предусмотрен ли аванс;
• при каких условиях он выплачивается;
• какие документы необходимы для его получения;
• требуется ли обеспечение;
• как происходит дальнейший расчет;
• какие документы являются основанием для оплаты.

По общему правилу законодательства о закупках срок оплаты для поставщика составляет не более 7 рабочих дней после приемки, однако в предусмотренных законом случаях могут применяться исключения и специальные правила.

Поэтому недостаточно увидеть в контракте формулировку «оплата производится после приемки». Нужно понимать, какое конкретно событие запускает срок оплаты и какие действия должен выполнить поставщик, чтобы приемка состоялась.

Отдельно проанализируйте порядок приемки

Именно на этапе приемки поставщики часто сталкиваются с задержками оплаты.

Проблема может быть не в качестве товара или результата работы, а в отсутствии одного документа, неправильном оформлении акта или несоответствии сведений требованиям контракта.

До подачи заявки проверьте:

• какие документы необходимо предоставить;
• кто участвует в приемке;
• как оформляются документы;
• используется ли электронное актирование;
• в какой срок заказчик проводит приемку;
• может ли заказчик привлечь эксперта;
• как оформляется отказ в приемке;
• сколько времени дается на устранение недостатков.

Для поставщика важно заранее понимать, сможет ли он предоставить полный комплект документов.

Иногда одна формальная ошибка задерживает приемку, а вместе с ней и оплату по контракту.

Проверьте гарантии и обязательства после приемки

Приемка и получение оплаты не всегда означают окончание отношений с заказчиком.

Если контракт предусматривает гарантийные обязательства, поставщик может быть обязан устранять недостатки спустя месяцы или годы после исполнения основной части сделки.

Проверьте:

• срок гарантии;
• на что распространяются гарантийные обязательства;
• кто оплачивает устранение недостатков;
• в какой срок нужно реагировать на обращение заказчика;
• распространяется ли гарантия на комплектующие;
• требуется ли обеспечение гарантийных обязательств.

Особенно важно оценить территорию исполнения гарантии.

Одно дело — поставить товар в другой регион. Совсем другое — регулярно направлять туда специалистов для обслуживания за свой счет.

Оцените штрафы, пени и последствия нарушений

Ответственность нужно анализировать до подачи заявки, а не после получения первой претензии.

По 44-ФЗ порядок определения штрафов и пеней регулируется законодательством, а условия ответственности включаются в контракт. Поставщику важно проверить, правильно ли заказчик сформулировал условия и какие обязательства могут привести к начислению неустойки.

По 223-ФЗ условия ответственности в большей степени зависят от конкретного заказчика и договора. Поэтому особенно внимательно нужно проверить:

• размер пени за каждый день просрочки;
• от какой суммы рассчитывается неустойка;
• предусмотрены ли фиксированные штрафы;
• за какие конкретно нарушения наступает ответственность;
• одинаковы ли условия ответственности для заказчика и поставщика.

Смотрите не только на размер санкции.

Иногда опаснее сама формулировка основания для штрафа. Если договор позволяет применять ответственность за нарушение любого требования документации, нужно заранее понимать, какие действия могут привести к финансовым потерям.

Проверьте условия изменения и расторжения

До участия в закупке полезно заранее представить ситуацию, в которой исполнение контракта становится невозможным или существенно осложняется.

Проверьте:

• в каких случаях можно изменить условия;
• допускается ли изменение объемов;
• можно ли изменить сроки;
• какие основания предусмотрены для расторжения;
• может ли заказчик отказаться от исполнения в одностороннем порядке;
• какие действия поставщика могут привести к серьезным последствиям.

По 44-ФЗ возможности изменить уже заключенный контракт ограничены законодательством.

Поэтому рассчитывать на то, что после победы получится просто договориться с заказчиком об изменении неудобного условия, опасно. Все существенные риски лучше выявить до подачи заявки.

Проверьте порядок разрешения споров

Этот раздел часто читают в последнюю очередь, хотя для крупных и долгосрочных контрактов он может иметь серьезное значение.

Проверьте:

• предусмотрен ли обязательный претензионный порядок;
• какой срок установлен для рассмотрения претензии;
• как направляются юридически значимые сообщения;
• какой суд рассматривает спор;
• предусмотрены ли специальные процедуры урегулирования разногласий.

Отдельно обратите внимание на способы направления документов.

Если контракт устанавливает конкретный порядок обмена юридически значимыми сообщениями, обычного письма на электронную почту может оказаться недостаточно для защиты интересов поставщика.

Как найти противоречия между документами закупки

После анализа каждого документа отдельно проведите финальную сверку.

Сравните между собой:

• предмет закупки;
• количество и объем;
• характеристики;
• сроки исполнения;
• место поставки или выполнения работ;
• требования к документам;
• состав расходов;
• гарантийные обязательства.

Например, в техническом задании может быть указан срок поставки 30 дней, в графике — 20 дней, а проект контракта предусматривает ответственность за нарушение срока, установленного графиком.

Если заметить это до подачи заявки, можно своевременно запросить разъяснение.

Если обнаружить проблему после заключения контракта, она может стать предметом претензии или судебного спора.

Что проверить перед подписанием контракта

Победа в закупке не означает, что полученный от заказчика документ можно подписывать без повторной проверки.

Перед подписанием необходимо еще раз сравнить проект с условиями закупки и собственной заявкой.

Проверьте:

• соответствует ли предмет условиям закупки;
• правильно ли указаны характеристики товара, работы или услуги;
• совпадает ли цена;
• верно ли отражены реквизиты поставщика;
• не появились ли новые обязанности;
• не изменились ли сроки;
• правильно ли учтены сведения из заявки.

Если заказчик допустил ошибку или включил условия, которые не соответствуют документам закупки, проблему нужно решать до подписания контракта.

После заключения возможности изменить условия значительно уже.

Чек-лист анализа контракта перед подачей заявки

Перед окончательным решением об участии ответьте на следующие вопросы:

• понимаем ли мы полный объем обязательств;
• можем ли исполнить контракт в установленные сроки;
• учтены ли все расходы при расчете цены;
• хватит ли компании оборотных средств до оплаты;
• можем ли мы предоставить все документы для приемки;
• готовы ли выполнять гарантийные обязательства;
• понятны ли последствия просрочки;
• нет ли противоречий между документами;
• нет ли условий, которые компания объективно не сможет выполнить;
• понимаем ли мы порядок действий при споре с заказчиком.

Если хотя бы на один существенный вопрос нет ответа, сначала нужно разобраться с документами закупки, а уже потом принимать решение об участии.

Главное: анализируйте контракт до расчета цены

Проект контракта — это не формальность, которую можно прочитать после победы. Именно он определяет, что поставщик обязан сделать, сколько ресурсов потребуется для исполнения и какие последствия возникнут при нарушении условий.

Правильная последовательность работы выглядит так:

• Изучить полный комплект документов.
• Определить все обязательства поставщика.
• Проверить сроки и порядок приемки.
• Рассчитать реальную стоимость исполнения.
• Оценить финансовые и юридические риски.
• Проверить документы на противоречия.
• Только после этого принимать решение об участии и рассчитывать цену предложения.

Такой подход помогает отказаться от убыточных и рискованных закупок еще до подачи заявки и сосредоточиться на контрактах, которые компания действительно может исполнить.