Как анализировать закупку до подачи заявки: что проверить в тендере

Подходящая по названию закупка может оказаться неподходящей по условиям. Требование о лицензии, которой у вас нет, невыгодный график оплаты, неудобное место поставки или строгая приемка выявляются только при чтении документов. Если заметить их за день до окончания срока подачи, остается либо отказаться, либо рискнуть вслепую.

В статье дан порядок анализа: что читать в извещении, какие требования к участнику и товару проверять, на что смотреть в проекте контракта и как быстро отсеивать закупки, которые бизнесу не подходят. Материал рассчитан на поставщиков, руководителей и специалистов, которые решают, участвовать ли в закупке. Нормы 44-ФЗ и 223-ФЗ приводятся в общем виде: перед решением сверяйтесь с актуальной редакцией закона и документацией конкретной закупки.

Зачем делить анализ на этапы

Читать всю документацию подряд по каждой закупке накладно: у крупных процедур она занимает десятки страниц. Поэтому анализ удобнее строить воронкой. Сначала быстрые проверки, которые отсекают явно неподходящие закупки за 10–15 минут. Затем подробное чтение только тех, что прошли первый фильтр. Так время тратится на закупки с реальными шансами, а не на все подряд.

Шаг 1. Извещение: быстрый фильтр

Извещение содержит сведения, по которым закупку можно оценить без чтения всей документации. Проверьте:

• Способ определения поставщика. Электронный аукцион, конкурс, запрос котировок и другие процедуры отличаются порядком подачи заявок, критериями и скоростью. От способа зависит, как вы будете готовиться.
• Предмет и коды. Описание закупки в извещении иногда шире или уже, чем кажется по названию. Сопоставьте его с тем, что вы реально поставляете или выполняете.
• Начальную (максимальную) цену контракта и ее обоснование. Прикиньте, остается ли маржа, если цена снизится на типичную для аналогичных закупок величину. Данные о прошлых закупках заказчика есть в реестре контрактов ЕИС.
• Сроки. Дата окончания подачи заявок, дата рассмотрения, срок поставки или выполнения работ. Сопоставьте с вашими возможностями.
• Место поставки. Для некоторых товаров логистика определяет, окупается ли контракт.
• Размер обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта. Нужны ли вам эти деньги или банковская гарантия, и как это влияет на оборот.
• Преимущества и ограничения. Закупка может быть только для субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, либо содержать иные ограничения или преференции. Если вы к этой категории не относитесь, участие невозможно.

Если на этом шаге выявилось явное несоответствие (не ваш регион, не ваша категория участников, невозможные сроки), дальше можно не читать.

Шаг 2. Требования к участникам

Здесь выясняется, вправе ли вы вообще участвовать. По 44-ФЗ единые требования установлены статьей 31, к ним могут добавляться дополнительные требования для отдельных закупок. Посмотрите:

• Лицензии, допуски, членство в СРО. Нужны ли они по предмету закупки и есть ли они у вас на дату подачи заявки.
• Опыт. Заказчик может требовать подтвержденный опыт исполнения аналогичных контрактов. Проверьте, что именно считается аналогичным, за какой период и на какую сумму. Если подтвердить нечем, участие бессмысленно.
• Документы, которые нужно приложить. Составьте список заранее. Недостающий документ, который долго оформлять, лучше обнаружить сразу.
• Отсутствие ограничений. Отсутствие у участника недоимки, сведений в реестре недобросовестных поставщиков и других оснований для отклонения проверяйте по себе заранее.

По 223-ФЗ требования устанавливает положение о закупке и документация заказчика. Универсального списка нет, поэтому читать нужно именно документацию конкретной закупки.

Шаг 3. Описание объекта закупки и характеристики товара

Самый частый источник отклонений заявок находится здесь: заявка не соответствует требованиям к товару или составлена не в той форме. Правила описания объекта закупки определены статьей 33 44-ФЗ. Практически проверять нужно следующее.

• Соответствует ли ваш товар каждой характеристике. Не общему смыслу, а каждому показателю: размеры, параметры, материалы, стандарты. Сверяйте с паспортом или технической документацией производителя.
• Как указаны показатели. Значения могут быть заданы диапазоном, «не менее», «не более» или конкретной цифрой. От этого зависит, как заполнять заявку. Инструкцию по заполнению заявки внутри документации лучше прочитать отдельно и целиком.
• Нет ли противоречий. Если в техническом задании и в проекте контракта указаны разные требования, или показатели исключают друг друга, направьте запрос на разъяснение положений документации в установленные сроки. Не пытайтесь угадать, как поймет условие комиссия.
• Подходит ли описание только конкретному производителю. Если так, то вы либо работаете с этим производителем, либо оцениваете шансы как низкие. Является ли такое описание нарушением, зависит от обстоятельств закупки, и оценить это можно только по ее материалам.

Шаг 4. Проект контракта

Условия контракта вы принимаете, подав заявку. Если выиграете, изменить их в одностороннем порядке нельзя, а по соглашению изменения возможны только в случаях, которые допускает статья 95 44-ФЗ. Поэтому проект контракта читают до заявки. Что проверить:

• Порядок и сроки приемки. Кто и как проверяет результат, какие сроки отведены на экспертизу и на устранение замечаний.
• Сроки и порядок оплаты. Когда деньги поступят после приемки, есть ли аванс. Размер и сроки определяются контрактом в рамках правил закона (статья 34 44-ФЗ и связанные нормы).
• Штрафы и пени. Размеры для заказчика и для поставщика, основания начисления. Пересчитайте, сколько будет стоить просрочка на несколько дней.
• Условия изменения и расторжения. Когда заказчик может отказаться от исполнения, что для этого нужно.
• Гарантийные обязательства. Срок, объем, порядок устранения недостатков.
• Скрытые обязанности. Монтаж, наладка, обучение персонала, утилизация упаковки. В названии закупки их может не быть, а затраты они создают.

Шаг 5. Обеспечение и финансовая нагрузка

Посчитайте, сколько денег нужно заморозить и на какой срок:

• Обеспечение заявки, если оно требуется.
• Обеспечение исполнения контракта: внесение денег или банковская гарантия. Размер указан в извещении.
• Расходы на закупку товара, доставку, налоги.
• Период между поставкой и оплатой.

Сопоставьте сумму с оборотными средствами. Выигранная закупка, которая не окупается из-за кассового разрыва, ничем не лучше проигранной. Для крупных контрактов имеет смысл заранее заложить в расчет запас на задержку оплаты.

Как отсеять неподходящую закупку быстро

Ниже признаки, которые позволяют остановиться без полного прочтения документации. Каждый из них нужно проверять по самой закупке, а не принимать на веру.

Чек-лист перед решением

Перед подачей заявки задайте себе короткий список вопросов:

• Я вправе участвовать и могу подтвердить соответствие требованиям?
• Мой товар или услуга подходит по каждому показателю?
• Я понимаю, как заполнить заявку по инструкции заказчика?
• Сроки и место исполнения для меня реалистичны?
• Условия приемки и оплаты приемлемы?
• Я посчитал обеспечение и расходы при минимальной цене, до которой готов торговаться?
• Нет ли противоречий в документах, которые нужно снять запросом на разъяснение?

Если хотя бы на один вопрос нет ясного ответа, остановитесь и выясните его до подачи заявки.

Когда нужна помощь специалиста

Для типовых закупок анализ можно проводить самостоятельно, если у сотрудника есть знания по закону и опыт чтения документации. Консультация или разбор конкретной закупки оправданы, когда:

• закупка финансово значима, а ошибка в заявке или расчете обойдется дорого;
• в документации противоречивые или нестандартные условия, и неясно, как они будут применяться;
• закупка проводится по 223-ФЗ по сложному положению заказчика;
• вы подозреваете, что требования ограничивают конкуренцию, и хотите понять, есть ли основания для запроса или жалобы (результат зависит от конкретных материалов дела).

Если анализ закупок нужен постоянно, а сотрудники читают документацию по-разному и по-разному принимают решения, стоит рассмотреть обучение команды.

Что сделать в первую очередь

Начните с воронки: быстрый фильтр по извещению, затем требования к участникам, затем характеристики товара и проект контракта. Для каждой закупки считайте обеспечение и минимальную цену, при которой вы не уходите в убыток. Составьте собственный чек-лист и используйте его для всех процедур, чтобы решения не зависели от того, кто именно читал документы.

Если по конкретной закупке остаются вопросы или нужен разбор документации перед подачей заявки, обратитесь в учебный центр «Аналитик Тендер» за консультацией. Подробности о форматах работы уточняйте у специалистов центра.