Почему компания постоянно проигрывает тендеры: как найти причину

Вы подаете заявки, тратите время на документацию, а результата нет. Первая мысль почти всегда одна: «Нас перебивают по цене». Иногда это правда. Но серия проигрышей чаще складывается из нескольких причин, и снижение цены устраняет только одну из них, причем не всегда.

В статье разберем, как отличить проигрыш по цене от проигрыша по другим причинам, какие данные собрать и как по нескольким неудачным процедурам найти системную ошибку. Материал полезен поставщикам, руководителям и сотрудникам, которые готовят заявки. Нормы 44-ФЗ и 223-ФЗ приводятся в общем виде: перед принятием решений по конкретной закупке проверяйте актуальные редакции законов и документацию заказчика.

Сначала определите, как именно вы проиграли

«Проиграли тендер» может означать четыре разные ситуации. Причины и способы исправления у них разные.

Если вы раньше записывали результаты одной строкой «проиграли», начните с того, чтобы вернуться к последним 10–20 процедурам и разнести их по этой таблице. Уже это часто меняет картину: оказывается, что половина потерь пришлась на отклонения, а не на цену.

Цена: когда дело действительно в ней

Проигрыш по цене подтверждается данными, а не ощущением. Проверьте три вещи.

Насколько вы отстали. Сравните свою цену с ценой победителя. Если разница 1–3%, возможно, вы почти дошли до результата, и вопрос в марже и готовности работать на меньшей прибыли. Если разница составляет десятки процентов, у победителя другая себестоимость, другой поставщик или другая модель работы. Либо он идет на заведомо убыточную цену.

Сколько вы готовы уступить. Для каждой закупки заранее рассчитайте нижнюю границу: себестоимость, логистику, налоги, обеспечение заявки и контракта, возможные штрафы и расходы на исполнение. Участие «в ноль» ради победы обычно оборачивается проблемами на исполнении. Пока нижней границы нет, торги превращаются в угадывание.

Что произойдет при резком снижении. По 44-ФЗ при существенном снижении цены относительно начальной (от 25% и более, для отдельных видов закупок порог ниже) действуют антидемпинговые меры, предусмотренные статьей 37. Победителю придется предоставить обеспечение исполнения контракта в увеличенном размере или подтвердить добросовестность опытом исполнения аналогичных контрактов. Точные условия зависят от предмета и цены закупки, поэтому читайте их в документации и в самой статье. Участие по 223-ФЗ регулируется положением о закупке конкретного заказчика, и антидемпинговых правил там может не быть или они будут другими.

Если выяснилось, что вы проигрываете из-за цены, дальше нужно решать не «снижать или нет», а другое: можно ли снизить себестоимость, найти другого поставщика или сместить фокус на закупки, где ваша цена конкурентна.

Неподходящие закупки: самый недооцененный источник проигрышей

Компании нередко проигрывают не потому, что слабо готовят заявки, а потому, что выбирают закупки, в которых у них нет шансов. Типичные признаки:

• описание объекта закупки подходит к продукции конкретного производителя, а вы работаете с другим;
• заказчик выставил требования по опыту или лицензиям, которые вы закрываете «на грани»;
• регион или логистика делают вашу цену заведомо выше;
• в закупке участвуют компании, для которых этот заказчик давний и постоянный клиент;
• условия оплаты и сроки исполнения не окупаются вашей маржой.

Прежде чем подавать заявку, оцените закупку по короткому списку:

• Соответствует ли ваша продукция или услуга описанию объекта закупки без «натягивания»?
• Есть ли у вас документы, которые подтверждают соответствие требованиям к участникам (статья 31 44-ФЗ и дополнительные требования, если они применяются)?
• Сколько на этой закупке остается маржи при реалистичной цене, а не при начальной?
• Что известно о заказчике: как он закупал такое раньше, кто побеждал, по каким ценам?
• Укладываетесь ли вы в сроки поставки и условия оплаты, не создавая себе кассовый разрыв?
• Готовы ли вы внести обеспечение заявки и контракта?

Много информации есть в открытых данных ЕИС. В реестре контрактов видно, какие закупки заказчик проводил раньше, по каким ценам заключал контракты и кто становился поставщиком. Если на предыдущих аналогичных закупках почти всегда побеждал один и тот же участник и цена снижалась на доли процента, вероятно, там сложились условия, на которые вам сложно повлиять. Это не значит, что закупку нужно пропускать, но участвовать стоит осознанно.

Ошибки в заявке: как их увидеть

Если вас отклоняют, причина записана в протоколе. Это самый прямой источник информации, и его стоит читать полностью. Основания обычно сводятся к нескольким группам:

• в заявке нет документа или информации, которые требовала документация;
• характеристики товара не совпадают с требованиями или указаны не в той форме;
• документы не подтверждают соответствие требованиям к участнику;
• в заявке есть внутренние противоречия: например, в одной части указан один показатель, в другой другой.

Полезно сделать для себя чек-лист по каждому типу закупки: что запрашивает заказчик, где в документации это указано, какой документ это подтверждает. Заявку должен проверять второй человек, который не готовил ее сам. Свежий взгляд быстро находит расхождения между разделами.

Отдельная ситуация возникает, когда вы считаете, что отклонение необоснованно. Тогда важно не столько спорить, сколько понять, на чем стоит решение комиссии: на формулировках документации или на собственном ошибочном прочтении. Обжалование возможно, но требует разбора конкретных документов и сроков. Результат зависит от обстоятельств дела, и общих гарантий здесь нет.

Требования заказчика и описание объекта закупки

Иногда причина не в вас, а в условиях закупки. Заказчик может сформулировать описание так, что под него подходит узкий круг продукции. Статья 33 44-ФЗ задает правила описания объекта закупки, и ограничивать конкуренцию без оснований заказчик не вправе. Но «подходит только одному» и «нарушает закон» не одно и то же: у заказчика может быть обоснованная потребность, а нарушение устанавливается по материалам конкретной закупки.

Что делать на практике:

• читайте документацию до принятия решения об участии, а не накануне окончания срока подачи заявок;
• сверяйте требования к товару с тем, что реально есть на рынке;
• если сомневаетесь в формулировке, направьте запрос на разъяснение положений документации в установленном порядке;
• помните, что жалобу на положения документации по общему правилу нужно подавать до окончания срока подачи заявок. Порядок и исключения проверяйте по статье 105 44-ФЗ для вашей процедуры.

Если поводов для жалобы нет, а требования для вас невыполнимы, честнее признать, что это не ваша закупка, и не тратить на нее ресурсы.

Стратегия участия: нужен ли вам каждый тендер

Часто серия проигрышей возникает из-за подхода «участвуем везде, где подходит по коду ОКПД2». Тогда в работе оказывается много закупок, а выигрываются единицы. Для небольшой команды это еще и вопрос нагрузки: на каждую заявку уходит время, и качество подготовки падает.

Простая стратегия строится на трех решениях:

• Сегмент. В каких категориях закупок, регионах и диапазонах цены вы реально конкурентны. Это видно по вашим прошлым победам и по маржинальности.
• Отбор. Какие критерии должна пройти закупка, чтобы вы за нее взялись (используйте список выше).
• Ресурс. Сколько заявок команда может подготовить без потери качества.

Лучше участвовать в меньшем числе закупок, но выбирать их осознанно, чем распылять усилия на все подряд.

Как разобрать серию проигрышей и найти системную проблему

Возьмите 10–20 последних процедур, в которых вы участвовали, и составьте таблицу. В каждой строке укажите:

• номер закупки, заказчика, предмет, начальную цену;
• вашу цену и цену победителя;
• результат: отклонена, проиграли по цене, проиграли по баллам, не подали;
• причину отклонения из протокола (если была);
• какую часть работы выполнял каждый сотрудник;
• маржу, на которую вы рассчитывали.

Затем ищите повторяющиеся закономерности:

• Если в большинстве строк «отклонена», причина в подготовке заявок: нужен пересмотр процесса и проверка документов.
• Если «проиграли по цене» и разница небольшая, смотрите на себестоимость и допустимую нижнюю границу.
• Если проигрыши сосредоточены у конкретных заказчиков или в конкретных категориях, проблема в выборе закупок.
• Если вы часто не успеваете подать заявку, причина в организации работы, а не в тендерах как таковых.

Задача этого разбора — получить рабочую гипотезу и проверить ее на следующих закупках, а не найти виноватого.

Когда нужен внешний разбор

Самостоятельно разобраться можно, если у вас немного процедур, понятные протоколы и есть сотрудник, который знает закупочное законодательство. Внешний взгляд полезен в других ситуациях:

• вы разобрали проигрыши, но причины не видны или выводы противоречат друг другу;
• отклонения кажутся необоснованными, и нужно понять, есть ли основания для жалобы;
• закупка финансово значимая, а ошибка в заявке или в расчете цены дорого обойдется;
• в компании нет человека, который отвечает за тендерное направление, а руководитель не может оценить качество работы.

Выбор формата зависит от задачи. Если вопрос в конкретных процедурах или спорной ситуации, подойдет консультация с разбором документов. Если ошибки повторяются у сотрудников из-за пробелов в знаниях закона, имеет смысл обучение. Если нужна помощь на нескольких этапах участия, рассматривают сопровождение.

Что проверить в первую очередь

Начните с протоколов: разнесите свои последние проигрыши по четырем типам и посмотрите, какой преобладает. Затем определите нижнюю границу цены для закупок вашего профиля и введите короткий чек-лист отбора. Эти три шага дают больше, чем очередное снижение цены.

Если после такого разбора причина по-прежнему неясна или на кону серьезные закупки, обратитесь в учебный центр «Аналитик Тендер» за консультацией по вашей ситуации. Подробности о форматах работы уточняйте у специалистов центра.