Как понять, стоит ли участвовать в закупке: оценка тендера до подачи заявки

Поставщик находит в ЕИС закупку на товар, который у него есть, видит привлекательную цену и подает заявку. Через две недели выясняется, что поставка нужна в течение пяти дней в другом регионе, а контракт предусматривает неустойку за каждый день просрочки. Товар при этом полностью соответствует описанию, и тем не менее закупка оказалась невыгодной или невыполнимой.

Совпадение предмета закупки с вашим ассортиментом говорит только о том, что вы можете в ней участвовать. Стоит ли это делать, показывает анализ условий. Ниже разобрано, какие параметры проверять, в каком порядке и когда оценку лучше не делать в одиночку.

Почему нельзя оценивать закупку только по НМЦК

Начальная (максимальная) цена контракта (НМЦК) показывает, сколько заказчик готов потратить, но не говорит, сколько вы заработаете. На итоговую маржу влияет все, что стоит вокруг цены:

• логистика до места поставки, разгрузка, подъем на этаж, монтаж, если он предусмотрен;
• стоимость обеспечения заявки и обеспечения исполнения контракта (банковская гарантия платная, денежное обеспечение замораживает средства);
• сроки оплаты после приемки, из-за которых часть оборотных средств остается в контракте;
• гарантийные обязательства и затраты на устранение недостатков;
• штрафы и пени, которые предусмотрены контрактом;
• трудозатраты на подготовку заявки и сопровождение исполнения.

Кроме того, НМЦК формируется заказчиком по собственной методике, и рыночные цены на момент проведения торгов могут уже отличаться от тех, которые он использовал. Поэтому сначала рассчитайте свою себестоимость поставки на условиях конкретного извещения и только потом сравнивайте ее с НМЦК и ожидаемым снижением на торгах.

С чего начать: быстрый отсев

Полный анализ занимает время, поэтому сначала отсейте закупки, которые не подходят по очевидным причинам. Для этого достаточно извещения и описания объекта закупки:

• Предмет и соответствие вашему товару. Сверьте характеристики, а не только название. Для товаров заказчик описывает объект закупки (ст. 33 44-ФЗ), и именно эти параметры придется подтвердить в заявке.
• Дата окончания подачи заявок. Если до нее остается один-два дня, подумайте, успеете ли вы собрать документы, внести обеспечение и аккредитоваться на площадке, если еще не сделали этого.
• Регион и место поставки. Если место поставки значительно удалено от вас и ваших партнеров, стоимость доставки может съесть всю прибыль.
• Ограничения и преимущества. Некоторые закупки проводятся только среди субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, по другим установлены национальный режим или иные ограничения. Эти сведения указаны в извещении, и проверяются они за несколько минут.
• Размер обеспечения. Если обеспечение заявки или контракта требует суммы, которых у вас сейчас нет, закупку лучше пропустить.

Если закупка прошла этот этап, переходите к документации.

Параметры, которые нужно проверить до подачи заявки

Сроки

Проверьте два вида сроков: сроки самой процедуры и сроки исполнения контракта.

По процедуре смотрите, когда заканчивается прием заявок, когда пройдут торги и в какие сроки нужно будет подписать контракт и предоставить обеспечение его исполнения. Для победителя это самый напряженный период: если не уложиться, заказчик может признать участника уклонившимся от заключения контракта.

По исполнению смотрите, к какой дате или в течение какого времени нужен результат. Если поставка разовая, сопоставьте срок с реальным временем производства или закупки у вашего поставщика. Если поставка партиями по заявкам заказчика, уточните, за сколько дней до отгрузки вам сообщат о потребности. Срок в три дня при нулевом складском запасе почти наверняка приведет к просрочкам.

Требования к участникам и к заявке

Заказчик вправе устанавливать требования к участникам закупки в пределах, которые допускает закон, а в ряде случаев обязан запросить подтверждающие документы. Для этого проверьте:

• требуются ли лицензия, допуск СРО или иные разрешительные документы и есть ли они у вас на дату подачи заявки;
• нужен ли опыт исполнения аналогичных контрактов (он подтверждается документами в ЕИС) и достаточно ли вашего опыта;
• какие документы и сведения об объекте закупки нужно приложить к заявке.

Отдельно стоит просмотреть характеристики товара в описании объекта закупки. Если заказчик указал параметры, которым соответствует только один производитель или которые вызывают сомнение, об этом стоит задуматься до торгов. При необходимости можно направить запрос о разъяснении положений извещения в сроки, которые определены для выбранного способа закупки.

Место, условия и объем поставки

Выясните, куда и на каких условиях нужно доставить товар. Из текста контракта и технического задания вы узнаете, включены ли в цену разгрузка, сборка, установка, пусконаладка, обучение персонала заказчика. Все, что не исключено явно, проще считать включенным в цену.

Оцените и объем. Крупная партия может потребовать закупки у производителя с предоплатой, аренды склада или привлечения транспорта. Мелкая и разрозненная, напротив, делает единицу товара дороже за счет доставки.

Обеспечение заявки и обеспечение исполнения контракта

Обеспечение заявки нужно, чтобы допустить вас к торгам, обеспечение исполнения контракта — чтобы заключить его. Заказчик указывает в извещении, требуется ли обеспечение, его размер, порядок и способы предоставления (ст. 42 44-ФЗ). Размер обеспечения ограничен законом, но пределы зависят от условий закупки и менялись при поправках. Поэтому конкретные проценты проверяйте по действующей редакции закона и по самому извещению, а не по старым материалам.

Разберитесь заранее, чем именно вы будете обеспечивать: деньгами на счете площадки или банковской гарантией. Первое выводит средства из оборота на время торгов и на период действия контракта, второе стоит денег и требует одобрения банка, которое занимает время. Если участие сразу в нескольких закупках требует обеспечения, суммы складываются.

Проект контракта

Проект контракта нужно читать целиком, прежде чем решать, участвовать ли в торгах. После заключения большинство его условий изменить нельзя, а закон допускает изменение условий контракта только в ограниченных случаях (ст. 95 44-ФЗ).

Обратите внимание на:

• порядок и срок приемки, число этапов, основания для отказа от приемки;
• срок оплаты после подписания документов о приемке;
• размер штрафов и пени (общие правила их расчета задает ст. 34 44-ФЗ, но значения в рамках установленных пределов определяет контракт);
• гарантийный срок и порядок устранения недостатков;
• условия односторонних отказов от исполнения контракта.

Неисполнение условий контракта влечет не только штрафы. Информация о недобросовестном поставщике может быть внесена в реестр недобросовестных поставщиков (ст. 104 44-ФЗ), а это ограничивает участие в закупках на определенный срок. Основания и порядок включения в реестр установлены законом, и они применяются не к любому нарушению, но риск стоит учитывать при оценке сложных контрактов.

Различия между 44-ФЗ и 223-ФЗ

Если вы оцениваете закупку по 44-ФЗ, большинство правил, перечисленных выше, определяет сам закон. В закупках по 223-ФЗ многое зависит от положения о закупке конкретного заказчика: оно может по-разному регулировать способы закупки, сроки, требования к участникам, обеспечение и порядок оплаты. Поэтому для закупок корпоративных заказчиков прочитайте положение о закупке, а не только извещение. Эти документы размещены в ЕИС.

Простая модель оценки: расчет и решение

Практичный способ принять решение — свести ключевые параметры в таблицу и поставить против каждого вывод.

Полезно заранее определить для себя минимальную цену, ниже которой вы торги прекращаете. Ее лучше посчитать до начала аукциона, чтобы не принимать решение в азарте торговой сессии.

Когда достаточно собственного анализа, а когда нужен специалист

Простую закупку можно оценить самостоятельно, если выполняются все условия: небольшая сумма, понятный предмет, стандартные требования, привычный регион поставки и типовой контракт. Для таких закупок часто хватает чек-листа и расчета маржи.

Привлечь специалиста стоит в ситуациях, когда ошибка обходится дорого или условия неочевидны:

• сумма контракта велика по сравнению с вашим оборотом и обеспечение существенно влияет на ликвидность;
• в закупке есть нетипичные требования к участнику или объекту закупки, и вы не уверены, что заказчик установил их правомерно;
• контракт содержит необычные условия: многоэтапную приемку, жесткую ответственность, сложные гарантийные обязательства;
• вы впервые участвуете в закупках по такому предмету или у такого заказчика;
• сроки сжаты, а времени на разбор документации мало.

В таких случаях эксперт может оценить условия закупки до подачи заявки, указать на спорные положения и на риски, которые стоит учесть при расчете. Окончательное решение остается за вами: специалист не может гарантировать победу или отсутствие претензий, но может помочь принять решение на основе полной картины.

Если вы хотите разобрать конкретную закупку, «Аналитик Тендер» консультирует по вопросам государственных и корпоративных закупок и сопровождает участие в них. За подробностями об услуге обратитесь в компанию. Если в вашей команде оценку закупок нужно выстроить как регулярный процесс, можно также рассмотреть обучение сотрудников по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что проверить в первую очередь

Перед подачей заявки проверьте, что вы сможете поставить товар в срок и на условиях контракта с учетом всех расходов. Затем убедитесь, что у вас есть необходимые документы, лицензии и средства на обеспечение. Наконец, прочитайте проект контракта целиком и оцените штрафы, порядок приемки и срок оплаты. Если после этого цена торгов позволяет сохранить маржу, закупка заслуживает участия. Если нет, отказ от закупки тоже обоснованное решение: он стоит дешевле, чем исполнение контракта в убыток.